Durante muitos anos, os escritórios contábeis lidaram com um grande volume de papel para armazenar documentos, como as notas fiscais. A prática demandava espaços físicos e investimento de dinheiro e tempo.

Desde 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) , esse cenário mudou.

A era digital promoveu uma grande revolução na forma de gerir tais documentos, tornando os processos mais fáceis, rápidos e econômicos.

Atualmente, as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) são armazenadas por meio do arquivo XML. Trata-se de um arquivo digital legalmente reconhecido em todo o país.

O arquivo XML apresenta um padrão nacional de registro fiscal que contém todas as informações das operações comerciais, ou de serviços, realizadas pelas companhias, como:

• Número, data de emissão e série;
• Informações do emitente (CNPJ, endereço completo) ;
• Informações do destinatário (CNPJ, endereço completo);
• Informações da mercadoria ou serviços;
• Dados do produto vendido – nomenclatura, quantidade, unidade de medida e valor;
• Dados tributários (base de cálculo, alíquota e imposto) etc.

Arquivo XML

Quando uma nota fiscal eletrônica é emitida pela empresa, em seu próprio software de gestão ERP integrado, ou diretamente nos programas da Receita Federal ou das Secretarias de Fazenda dos Estados (SEFAZ), automaticamente, um arquivo XML é gerado.

Todas as informações são asseguradas e contam com legitimidade jurídica por meio da assinatura digital.

Assim, quando é preciso apresentar a nota fiscal eletrônica para fiscalização ou para a realização de troca de produtos, o arquivo enviado é o XML, e não o DANFE.

O DANFE é a versão impressa que funciona como representação simplificada da NF-e e serve para acompanhar a mercadoria durante todo o transporte até o seu destino.

Armazenamento da NF-e

O armazenamento das notas fiscais tem o objetivo de trazer maior precisão e eficiência no processo de fiscalização das operações financeiras realizadas pelas empresas por parte da Receita Federal e pelos demais órgãos governamentais.

Também serve para assegurar as organizações durante o período de validade da nota fiscal em que é possível receber algum tipo de cobrança relativa a impostos supostamente não recolhidos.

Tendo o arquivo da nota, a companhia pode comprovar que, naquele determinado período, foi realizada a emissão do documento com o referido valor e que os impostos correspondentes foram devidamente pagos.

Portanto, o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente deve ser armazenado, mantendo o formato transmitido.

Guardar o DANFE – o documento em versão PDF da nota fiscal – não é obrigatório. A legislação determina apenas em um caso específico, que mostraremos mais adiante.

Por quanto tempo guardar o XML?

O arquivo XML da nota fiscal eletrônica, conforme a legislação, deve ser armazenado pelo período de cinco anos. É o tempo válido tanto para o emitente quanto para o destinatário do documento.

Durante esse período, órgãos da administração tributária, fiscais e auditores podem solicitar os documentos para realizar conferência e investigar se existe alguma inconsistência de informações e dados, algum erro ou alguma reclamação.

Sendo assim, para impedir prejuízos desnecessários, a corporação precisa ter fácil acesso ao documento, pois pode ser necessário comprovar a regularidade das operações.

Além disso, a própria empresa pode necessitar dos dados das notas em forma de relatórios gerenciais para realizar análises, projeções tomadas de decisões futuras para o negócio.

Descumprimento

O descumprimento das normas estabelecidas em relação à gestão e ao armazenamento de NF-e podem gerar penalidades. A multa pode variar de 1% sobre o valor da operação em questão, a R$ 1500,00 por cada mês de atraso na regularização.

Além disso, a companhia pode sofrer processos judiciais e, dependendo do caso, também resultar em prisão dos responsáveis, uma vez que a sonegação de impostos é prevista em lei como crime.