Independente do tamanho da empresa, a gestão de notas fiscais é fundamental para o controle de todas as transações comerciais e estar em dia com as obrigações fiscais. Sem uma gestão adequada, você corre o risco de perder notas fiscais, o que dificulta a realização de previsões precisas de fluxo de caixa, definir orçamentos de negócios e gerenciar despesas.
Neste post, explicaremos como facilitar o gerenciamento, armazenamento e rastreamento das notas fiscais da sua empresa. Também daremos algumas dicas sobre por que e como um software de gestão de notas fiscais pode ajudar a agilizar esse processo e economizar tempo e dinheiro.
Por que fazer gestão de nota fiscal
Muitos empreendedores que lidam com a sua própria contabilidade cometem o erro de enxergar as NFes simplesmente como um empecilho burocrático, porém esses documentos vão além disso.
Para a saúde financeira da sua empresa, é essencial investir em uma boa gestão de notas fiscais. Pois, é por meio desses documentos que se comprova que houve uma transação comercial e quais impostos foram gerados por ela.
Manter as notas fiscais organizadas e acessíveis otimiza os processos contábeis e financeiros de um negócio. Além disso, a gestão correta desse documento ajuda caso a sua empresa passe por alguma fiscalização.
Vale lembrar que, de acordo com a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional, as notas fiscais emitidas devem ser guardadas por um período mínimo de 5 anos.
Dessa forma, caso dentro desse prazo houver a solicitação de apresentação de algum desses documentos fiscais e você não conseguir atender, pode ter problemas com o Fisco. Quem não armazena o arquivo XML das NFes pode pagar multas pesadas ao Fisco que chegam a R$1.000,00 por documento perdido ou não apresentado ao Governo quando solicitado.
Além da importância do armazenamento e organização das NFes, os documentos fiscais contêm informações valiosas tanto para o departamento fiscal como para outros departamentos, como compras e financeiro.
No arquivo XML das NFes estão disponíveis dados como base de cálculo e valor do produto, frete, seguro, IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), além de datas de emissão, saída/entrada e valor total.
A partir desses elementos é possível fazer diversos tipos de análise que são estratégicas para outros setores da empresa, garantindo decisões mais assertivas.
3 dicas para facilitar sua gestão de notas fiscais
1. Determine um fluxo de trabalho
Legalmente não existe um prazo pré-determinado de quando uma nota fiscal deve ser emitida. Entretanto, há uma série de boas práticas que podem ser seguidas para organizar essa tarefa.
Determine um fluxo de trabalho para cada caso e que possa facilmente ser seguido por você e pelos seus colaboradores. Por exemplo, em caso de venda de produtos, o ideal é que a nota fiscal seja gerada antes de se iniciar o processo de envio da mercadoria. Isso garante que cada item tenha a sua nota quanto estiver em trânsito. Já em transações comerciais de prestação de serviço, a nota fiscal pode ser emitida tão logo a contratação for efetivada.
Do mesmo modo, dentro dessa rotina da gestão de notas fiscais, determine também quem é o responsável por essa tarefa, para onde esse documento precisa ser enviado etc. Vale lembrar que, não emitir nota fiscal é crime, ato que pode resultar em multa e até pena de detenção.
2. Automatize a recepção do XML da NFe
Apesar da modernização, um grande problema que ainda assombra a gestão de notas fiscais eletrônicas é a dependência das empresas para receber por e-mail os arquivos XML de seus fornecedores, para que os mesmos sejam validados, escriturados e armazenados.
A gestão de notas fiscais fica muito mais fácil quando se tem controle de todos os documentos fiscais que são emitidos contra o CNPJ da empresa. Com o Arquivei, você pode consultar, baixar e armazenar todos os XMLs das notas fiscais eletrônicas emitidas contra o seu CNPJ, de maneira automática. Assim, a escrituração fica mais simples e precisa, além da segurança da empresa estar preservada de fraudes.
3. Armazenamento seguro das NFes
Os arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas é o que comprova a autenticidade do documento. Na forma convencional, esses arquivos ficam alocados numa única pasta (ou em várias), mas de maneira desorganizada. Programas focados em gestão de NFes como Arquivei são capazes de localizá-los com mais rapidez através de um sistema de busca, impedindo que você perca informações de qualquer período, por exemplo. Numa fiscalização, você pode ter certeza que tem tudo que precisa.